Geachte mevrouw ...,
Na controle blijkt inderdaad dat het adres van uw onderneming inderdaad juist is vermeld. Het e-mail adres moet nog aangepast worden. Helaas kan dit niet via de mail.
Wij verzoeken u dit via het formulier model 14 aan ons door te geven. Wij willen u er echter op attent maken dat u snel en makkelijk formulieren kunt downloaden van onze website: www.kvk.nl/formulieren.
Let op: vanaf 8 mei 2006 is het noodzakelijk dat bij elke wijziging voor het handelsregister een goed leesbare kopie van een geldig legitimatiebewijs van de aangever wordt bijgevoegd.
Heeft u nog vragen? Neem contact op met ondergetekende of één van de medewerkers van het handelsregister.
Met vriendelijke groet,
Ter verduidelijk volgt later nog een e-mail aan het adres dat zonder legitimatie niet in het handelsregister wordt gewijzigd:
Geachte mevrouw ...,
Naar aanleiding van uw mail en de recente publicaties betreffende de fraudebestendigheid van het handelsregister berichten wij u als volgt.
In onze bestaande intakeprocedures zijn waarborgen ingebouwd die fraude bij het handelsregister moeten tegengaan. Zo worden er met regelmaat opgaven die niet in orde zijn teruggezonden of wordt er om aanvullende informatie verzocht.
Jaarlijks worden ruim 1,5 miljoen aangiftes in het handelsregister verwerkt. In enkele gevallen per jaar komt het voor dat een falsificatie van de handtekening door onze controles komt. Hoewel in de meeste van deze gevallen tot heden geen aantoonbare schade is gebleken, betreuren wij elk geval. Over het falsificeren van een handtekening dient ook geen enkel misverstand te bestaan. Het is een misdrijf! Uiteraard doen wij al het mogelijke om dit misdrijf bij het handelsregister tegen te gaan.
Met enige regelmaat worden de intakeprocedures van de kamers van koophandel geaudit. Dit heeft er toe geleid dat deze de laatste jaren, ook voor wat betreft de veiligheid, steeds verder zijn aangescherpt en vervolmaakt. Een belangrijke maatregel was het verder aanscherpen van de legitimatieplicht op 1 maart 2002. Iedere nieuw opgegeven functionaris binnen een onderneming moet zich sindsdien persoonlijk legitimeren aan de balie van de kamers van koophandel. De medewerkers worden ook periodiek getraind in het herkennen van de echtheid en de juiste kenmerken op de legitimatiebewijzen.
Niet alleen onze intakeprocedures worden regelmatig geëvalueerd en aangepast, ook onze dienstverlening moderniseert zich en krijgt meer en meer vorm via elektronische media. Belangrijk doel daarbij is het ondernemers gemakkelijker te maken bij het vervullen van de administratieve verplichtingen in de richting van het handelsregister en het toegankelijk maken van de daarin opgenomen informatie.
Echter, nieuwe vormen van informatieverstrekking (internet) creëren ook nieuwe vormen van fraudemogelijkheden. In de afgelopen periode is dit in een enkel geval nadrukkelijk in de media onder de aandacht gebracht. Dit is mede de aanleiding geweest om onze intakeprocedures verder aan te scherpen. Hierbij zoeken de kamers van koophandel steeds naar een balans tussen administratieve lastenverzwaring voor ondernemers aan de ene kant en een betrouwbaar, veilig handelsregister aan de andere kant.
Gelet op de huidige situatie hebben de kamers van koophandel de volgende extra veiligheidsmaatregelen genomen. Voortaan dient bij iedere opgave aan het handelsregister een kopie van het legitimatiebewijs van de aangever te worden meegezonden. Van wijzigingen in het zakelijk adres wordt een bevestiging gezonden naar het woonadres van de ondernemer. Voorts worden op korte termijn de handtekeningen van bestuurders afgeschermd op de bij het handelsregister gedeponeerde jaarrekeningen. <> <>De kamers van koophandel zijn van mening dat met het totale pakket aan maatregelen fraudemogelijkheden verder wordt geminimaliseerd. Daarnaast wordt onderzoek gedaan naar digitale mogelijkheden (elektronische handtekening) om verdere stappen te kunnen zetten. De door de overheid hiervoor opgezette programma's vormen hierbij de leidraad.
De kamers van koophandel vertrouwen er echter op dat u na het lezen van deze mail met ons vertrouwen heeft in de fraudebestendigheid van het handelsregister. Daarbij kunnen wij u melden dat de kamers van koophandel er naar streven dat in de nabije toekomst ondernemers hun wijzigingen zo veel mogelijk langs elektronisch beveiligde weg aan het handelsregister door gaan geven. Hiermee wordt het mogelijk nog veiliger opgave te doen.
Ondanks alle maatregelen is fraude niet honderd procent uit te sluiten.
Indien u toch van mening bent dat in een incidenteel geval een controle faalt of heeft gefaald, vernemen wij dit graag van u opdat er passende maatregelen genomen kunnen worden.
Voor het geval u nog nadere vragen heeft, dan kunt u ons bereiken op telefoonnummer ....
Met vriendelijke groeten,
Zijn nu alle ondernemers blij en tevreden?
Ik vermoed nieuwe argumenten om de jaarlijkse KvK-bijdrage te verhogen...